Les métiers de la fonction Finance sont très formalisés avec des processus caractéristiques nécessitant rigueur et transparence, parfaits pour le digital ! Deux tiers des entreprises ayant adapté leurs processus pour tirer parti des nouvelles technologies (1), 95 % des Directions Achats s’accordent à dire que les outils digitaux vont être beaucoup plus présents et importants dans le quotidien des acheteurs. La transformation digitale est d’ailleurs la seconde priorité stratégique des DA dans le monde, la crise du COVID-19 ayant accéléré la transition digitale selon 68 % des DAF.
 
Aussi, la donnée étant, à toutes les étapes de la chaîne, la matière première des fonctions Finance/Achats, la mise en place de processus et d’outils digitaux adaptés et bien adoptés, mais aussi accessibles avec l’arrivée des nouveaux modes de travail à distance, est indispensable. Enfin, les outils doivent être bien adoptés par les collaborateurs internes comme externes, afin de fiabiliser et centraliser les données dans un monde de Big Data, de disruptions informatiques, de silos d’informations, et d’un besoin de collaboration plus fort entre les métiers et les hommes. L’usage des outils digitaux ayant été démultiplié ces dernières années, notamment afin de maintenir les activités lors de la crise de la COVID-19, la maîtrise des outils numériques est la 4e compétence la plus importante pour les acheteurs.

Au carrefour des relations internes (marketing, finance, ressources humaines) et externes (les fournisseurs) des entreprises, la Fonction Achats est au cœur de ces enjeux, et en suit naturellement les évolutions. Le déploiement des SI Achats doit donc être sécurisé pour faciliter cette collaboration renforcée entre métiers. Ainsi, 65 % des projets de digitalisation de la Direction Achats sont jugés critiques ou stratégiques pour leurs entreprises. Ils sont si importants que dans plus de la moitié, le CEO ou la Direction générale sont impliqués.
 
64 % des acheteurs affirment que la crise de la COVID-19 a permis une collaboration renforcée de la Direction Achats avec d’autres fonctions stratégiques. Deux tiers des entreprises ayant adapté leurs processus pour tirer parti des nouvelles technologies, 65 % d’entre elles considèrent même que cela va permettre le repositionnement stratégique de la Direction Achats au sein de leur entreprise, en vue de lui donner plus de poids.
 
La Fonction Finance n’est pas en reste puisqu’un tiers des DAF estiment avoir gagné en crédibilité auprès de la Direction générale suite à la COVID-19. Grâce au temps économisé par les outils digitaux dans la production et la consolidation des données, un bouleversement est observé dans le rôle des financiers. Leurs missions s’orientent davantage vers des tâches à plus forte valeur ajoutée comme du conseil stratégique. Ainsi, tout comme les Achats, 25 % des directeurs financiers se muent en leaders de transformation digitale grâce à leur position au confluent des fonctions de l’entreprise. La fonction Finance se doit donc d’être pionnière et maître incontesté dans l’entreprise sur la transformation numérique, pour en assurer le pilotage et la performance.

Quand on sait que près d’une direction financière sur deux a du mal à vendre son projet de transformation en interne, notamment car il leur est compliqué de justifier cet investissement par rapport à l’effort d’économie demandé aux autres services, et que 80 % des DF investissent 50 % ou plus de leur budget dans la maintenance et mise à niveau des systèmes, il n’est pas étonnant de dire que la bonne adoption des outils digitaux déployés doit être une priorité pour sécuriser les projets. Tout d’abord, car les populations venant se connecter aux systèmes d’information Achats et Finance sont de plus en plus variées.
 
Contrairement aux SI RH ouverts à toute l’organisation et à de multiples profils d’utilisateurs, les SI Achats sont hybrides en étant ouverts en interne, mais aussi en externe. Les SI Finance, eux, sont réservés aux financiers, mais dépendent de données provenant de multiples services. Aussi, ces données sont elles-mêmes de plus en plus variées, notamment afin de répondre à de nouveaux sujets comme la RSE, qui demande de nouvelles données à prendre en compte dans les reportings, et donc de nouvelles applications et utilisateurs en dehors de la fonction Finance à accompagner.
 
La RSE est ainsi aujourd’hui au cœur des préoccupations de ces deux fonctions : image de marque et chaîne de valeur responsable pour l’une, nouveaux reportings et indicateurs à consolider pour l’autre. Enfin, chacune de ces populations d’utilisateurs doit être accompagnée dans la prise en main des ERP, qui restent le socle des données financières et d’achats. Notamment, car les applications peuvent être des freins à leur propre appropriation : manque d’intuitivité, complexité, limitations techniques, etc. 
 

Chacune des populations utilisant les systèmes d’information a donc besoin d’un accompagnement personnalisé par profil, afin de réduire les sollicitations au support métier, assurer une bonne expérience utilisateur et sécuriser la saisie des données. Mais alors, comment, dans une organisation en constante évolution, gérer l’adoption d’outils évoluant tout aussi rapidement, quand :
 
- Les agendas de chaque population d’utilisateurs laissent peu de place à des sessions de formation différenciées ?
- Les entreprises internationales souffrent de problèmes logistiques pour former chaque groupe ?
- Les formes plus modernes d’apprentissage sont coûteuses à maintenir et ne permettent pas de suivre de manière réactive l’évolution du contenu et des fonctions ?
- Et qu’il est souvent difficile, voire inenvisageable, de créer des sessions spécifiques pour chaque nouvel arrivant et donc gérer les aspects de turn-over ?
 
A propos de l'auteur : Toan Nguyen est CEO et fondateur de Shortways.

Il a notamment été évoqué les nouveaux enjeux auxquels les professionnels vont devoir répondre pour gérer leurs factures ces prochaines années (sur les volets réception et émission). Mis en perspective avec le calendrier d’application qui sera mis en œuvre, cela a permis de remettre en exergue la nécessité pour les entreprises de se préparer rapidement pour entrer en conformité avec la loi. Sur ce point entre 2024 et 2026, toutes les sociétés auront dû passer à la facturation électronique et appliquer les nouvelles règles.  

Le passage à la facturation électronique est avant tout un enjeu majeur pour l’État qui souhaite lutter activement contre la fraude à la TVA, mesurer l’activité des entreprises ou encore simplifier les déclarations de TVA via le pré remplissage par exemple. Pour l’ensemble des acteurs économiques, ce nouveau mode de gestion qui peut être perçu comme une contrainte est en fait une opportunité de digitaliser encore plus leurs opérations pour plus de simplicité, des gains de productivité et bénéficier d’une réelle traçabilité sur le traitement de leurs factures. 

Pour être prêtes à lancer leurs opérations et adopter le nouveau mode de facturation électronique, les entreprises doivent donc commencer à structurer leurs données et se pencher sur les notions d’annuaire et de e-reporting qui sont au cœur de la nouvelle réglementation. Concrètement, le e-reporting sera un enjeu central dans la mesure où il permettra de transmettre à l’administration de nombreuses informations, notamment en matière de TVA et de montant des transactions. Au final, l’e-invoicing permettra de suivre la facture de son dépôt à son traitement en passant par les étapes de transmission.

Dans le cadre des nouvelles obligations à venir, différentes options seront possibles et proposées aux entreprises pour gérer leur facturation électronique. Elles pourront alors passer par des plateformes de dématérialisation partenaires référencées (PDP), des Opérateurs de dématérialisation (OD) ou directement déposer les factures sur le portail public de facturation (PPF). Les sociétés doivent donc étudier ces différentes options et choisir celle qui leur correspondra au mieux. 

A propos de l'auteur : Elaine Rothman travaille chez Tradeshift.

Déjà obligatoire pour les entreprises travaillant avec les acteurs du service public français, la facturation électronique a su démontrer de réels bénéfices . Désormais, au-delà des aspects opérationnels liés à la facturation électronique, les enjeux de cette nouvelle réforme visent à lutter activement contre la fraude à la TVA et à permettre une meilleure supervision de l’activité économique des entreprises. Ces deux points sont aujourd’hui stratégiques et permettront d’une part d’accéder à de nouvelles recettes fiscales (en éradiquant la fraude à la TVA) et d’autre part à mieux cerner les secteurs qui auraient besoin d’un soutien de la part de l’État. Cette réforme de la facturation électronique est donc riche de sens et devrait permettre de donner un nouveau souffle à l’économie française.
 

Comme tout changement, cette réforme peut engendrer des inquiétudes pour les entreprises, notamment pour les plus modestes qui ne s’appuient pas sur des équipes financières étoffées et expertes. Sur ce point, après avoir fait le tour de ses interrogations, il faut tout de même évoquer les perspectives offertes par une telle mesure. Ces dernières se mesurent en termes de gain de productivité, d’économie de traitement, de supervision des factures émises, etc. Les entreprises pourront ainsi fiabiliser, sécuriser et industrialiser leurs processus de génération et d’envoi de factures B2B.

 

C’est dans ce contexte que le nouveau dispositif réglementaire va obliger les entreprises à envoyer leurs factures B2B depuis des plateformes agréées ou sur un portail proposé par l’État. Les professionnels doivent donc se poser les bonnes questions avant de passer par telle ou telle plateforme en fonction de leurs objectifs et de leur maturité digitale. De plus, il est aussi important de concevoir son projet dans une logique B2B globale et de ne pas se limiter au seul envoi électronique de facture.

 

En effet, si les obligations réglementaires représentent des contraintes, elles laissent aussi clairement entrevoir de potentielles opportunités liées à la traçabilité des flux, à l'automatisation des traitements et à l'accélération des paiements. Les perspectives d’utilisation du temps réel apportent en effet une transparence sur les encours et la liquidité et ouvrent des opportunités de refinancement… Avec les nouvelles obligations réglementaires sur la facturation électronique B2B, l’automatisation de la fonction finance est donc largement lancée et devrait permettre aux entreprises de continuer leur transformation digitale sur les prochaines années.

 A propos de l'auteur : Fabien Lomet est Vice-Président Europe de l'Ouest de Tradeshift.

 

Ce n'est pas parce que l'on crée une entreprise que la gestion financière s'improvise ! En effet, 63 % des créateurs d'entreprises, entrepreneurs ou indépendants interrogés perçoivent leurs tâches de gestion comme « compliquées » ou « chronophages ». Pour 88 % ce sont les relances des clients pour être payé qui est l'opération la moins facile à réaliser, juste devant l'obtention de reporting à jour et en temps réel à 82 % et la gestion et transmission des justificatifs et factures pour 66 %.

 

" Les professionnels ont des attentes importantes vis-à-vis de leurs experts comptables. Regate.io a été conçu pour répondre à ces attentes : c'est un outil de travail partagé entre les experts-comptables et leurs clients qui est à la fois un véritable outil de gestion pour les entrepreneurs et une plateforme de collaboration et d'échange avec leur expert-comptable», a commenté Alexis Renard, cofondateur de Regate.io.

 

 

De ce fait, seulement 41 % des professionnels se déclarent satisfaits de la gestion de leur comptabilité. Dans le détail, 13 % le sont énormément et 28 % juste ce qu'il faut. Ainsi, plus de 42 % sont moyennement réjouis de leur comptabilité et 17 % pas du tout !

 

Parmi tous les critères liés à la gestion comptable et financière recherchés par les entrepreneurs et dirigeants, trois ressortent clairement. En tête du classement pour 67 % : des coûts moins élevés et surtout plus transparents. A la deuxième place : un seul outil global pour gérer la comptabilité et la finance avec 62 % de représentativité. Enfin, dans le top 3 avec 61 % de réponses : des conseils pour optimiser les finances de la société.

 

Les professionnels sont partagés sur les coûts des experts-comptables. En effet, 27 % des entrepreneurs trouvent que leurs tarifs ne sont pas adaptés. Cependant, si 52 % les trouvent un peu trop élevés par rapport au service rendu, plus de 21 % estiment qu'ils sont justes et totalement appropriés.  « Il est paradoxal de constater que les professionnels attendent de leurs experts-comptables du conseil personnalisé et des outils de gestion performants et ne sont pas toujours prêts à y mettre le prix correspondant. La gestion financière réclame une expertise très qualifiée et donc le budget conséquent pour pouvoir l'assumer de façon efficace et professionnelle », a déclaré Laura Pallier, cofondatrice de Regate.io.

 

 

 

Deux premiers chiffres intéressants sont révélés par cette étude :
 

- 49% des professionnels n'ont toujours pas de site web avec leur propre adresse. Exemple : www.nom-de-l'entreprise.fr ;

- 84% des petites entreprises n'ont même pas d'adresse email professionnelle (en @entreprise.fr) et se contentent d'une adresse « personnelle » (en @free.fr, @wanadoo.fr ou par exemple @gmail.com).


Alexandre Bonetti, PDG de Simplébo, témoigne : 
« Les petites entreprises sont les moins digitalisées. Pourtant, les dispositifs d'aide à la digitalisation se multiplient, pour les aider à passer le pas. Exemple récent : le « chèque numérique » a ainsi permis à plus de 112 000 entreprises de se digitaliser, grâce à une aide gouvernementale de 500 euros. Malheureusement, cela reste une goutte d'eau pour les 2 millions de TPE qui sont empêtrées dans la toile, et n'ont toujours pas de site internet. Ces petites structures manquent de budget pour passer par une agence web classique, et manque de temps pour le faire elles-mêmes via un logiciel en ligne ».

Google est devenu un réflexe pour l'immense majorité des Français qui recherchent des professionnels ou commerces proches de chez eux. Chiffre étonnant : 46% des recherches faites sur Google sont des recherches locales, et sont autant d'opportunités pour les entreprises qui savent se positionner sur Google sur ces mots clés locaux. Exemples : « Ostéopathe Versailles », « Avocat Paris 17 », « Pizzéria Nantes », etc.

 

La carte de Google (Google Map) est également un outil utilisé de façon exponentielle depuis que les recherches depuis un mobile ont dépassé les recherches faites depuis un ordinateur.

L'étude de Simplébo révèle que ces millions de « recherches locales » faites tous les jours font le bonheur de quelques entreprises qui savent tirer leur épingle du jeu, en se positionnant en haut de Google sur ces mots clés locaux. Ainsi :
 

- Seules 4% des entreprises ont une vraie stratégie pour être visible sur Google localement, et génèrent la majorité de leur chiffre d'affaires grâce à cette visibilité,

- 39% des professionnels sont totalement absents des annuaires locaux disponibles en ligne.

 

Alexandre Bonetti témoigne : « Les petites entreprises pensent, à tort, qu'il est impossible de se positionner en haut de Google sur des mots clés. Ils abandonnent donc la compétition, et laissent quelques acteurs se positionner sur la majorité des recherches locales. Bien souvent, ces « gagnants » vont même se référencer de façon multi-locale : sur plusieurs villes autour de chez eux, voire plusieurs départements. Une fois qu'ils ont compris comment y arriver, ils multiplient les sites internet, les optimisations, pour étendre leur couverture géographique. L'un de nos clients nous a demandé de créer plus de 30 sites, pour se référencer multi-localement. »

Alexandre Bonetti nous partage les 4 conseils que Simplébo donne à ses clients :

 

1. S'inscrire dans des annuaires locaux. Il en existe des gratuits.

Exemples : https://www.annuaire-des-entreprises-locales.fr/ ou encore https://www.bonjour-les-pros.fr/

2. Créer un site internet optimisé pour le référencement Google ET une fiche Google My Business, par soi-même seul (pour ceux qui ont les compétences et le temps), ou alors via un prestataire qui propose un service clé en main.

3. Être curieux et se former sur le sujet du référencement Google, grâce à des articles qui vulgarisent le sujet.