Dirigeants : comment gagner du temps tout en étant plus efficace ?

23 Janvier 2015
Antoine Balduino
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Entre les rendez-vous qui s’enchaînent et les imprévus qui s’accumulent, difficile de bien satisfaire vos clients ou de garder du temps pour réfléchir à la stratégie de l’entreprise. C’est pourquoi il est primordial de bien gérer son agenda. Voici cinq astuces qui vous permettront de sortir la tête de l’eau :

1- Apprenez à prioriser (et à déléguer)

Dirigeants : comment gagner du temps tout en étant plus efficace ?
Vous n’êtes pas un surhomme et vous ne pourrez donc pas tout gérer. Choisissez les sujets pour lesquels votre présence est indispensable. Pour le reste, il vous faudra avoir confiance en votre équipe.

2- Dégagez vous une heure par jour

Si possible en fin de journée ou en début de matinée. Cela vous permettra de faire le point sur l’avancement de vos dossiers et donc de gérer vos priorités. Durant cette période, pas de courriel : l’urgent ne doit pas prendre le dessus sur l’important. C’est la seule façon de garder une vision de long terme sur la stratégie de votre entreprise.

3- Utilisez une minuterie lors de vos réunions internes

Vous l’aurez compris, le temps est précieux. Si lors des réunions avec vos clients, vous n’avez pas le contrôle, ce n’est pas le cas avec vos salariés. Pour une réunion d’une heure, mettez une sonnerie au bout de 45 minutes, Vous saurez alors que c’est le moment d’en venir à la conclusion. Cela évitera les discussions superflues.

4- Gérez mieux votre agenda

Soyez réaliste : ne collez pas les rendez-vous les uns après les autres. Prenez en compte, le temps de déplacement et les éventuels temps de préparation. Cela vous évitera d’arriver en retard chez un client sans avoir les informations primordiales. Pour vous aider dans cette optimisation, il existe désormais des logiciels performants. Le site clicrdv.com offre par exemple un logiciel qui automatise le processus de prise de rendez-vous. Un avantage certain quand on sait à quel point cela peut s’avérer chronophage et couteux. La solution est destinée aussi bien aux petites entreprises qu’aux grands groupes, aux travailleurs indépendants qu’aux professions libérales. Voici les principales fonctionnalités :

- prise de rendez-vous 24H/24 et 7j/7
- système de rappel automatique par SMS pour éviter les oublis
- Permanence téléphonique
- Module Facebook & Pages Jaunes

5- Dotez-vous d’un tableau de bord

Grâce à ce tableau de bord, vous serez capable de mesurer en temps réel les indicateurs qui vous intéressent. Vous pourrez alors planifier vos budgets et vos opérations commerciales avec précision tout en gagnant du temps. En vous fixant des objectifs réalistes, vous ferez progresser votre entreprise. Là encore, les logiciels sont vos amis.  IBM, avec sa solution Cognos vous aide par exemple à tirer profit de votre capital informatif à l’aide d’un espace décisionnel unique et en diffusant au bon moment et à la bonne personne l’information.


Antoine Balduino

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