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Comment maintenir une organisation en méthode agile avec des équipes à distance ?

Kévin Abittan — Wed, 10 Mar 2021 11:50:00 +0100

De plus en plus présentes dans les entreprises françaises, les pratiques agiles doivent faire face depuis 2020 aux contraintes du télétravail massif. Un défi à surmonter pour les équipes décentralisées mais l’agilité puise sa force dans sa capacité à s’adapter en permanence.

Mises à la portée de tous il y a 20 ans et connaissant un véritable essor en France depuis une dizaine d’années, les méthodes agiles démontrent toujours davantage leur efficacité pour la productivité et la qualité, et pas seulement dans le développement informatique. Malgré des réticences encore tenaces, tous les services de l’entreprise s’y mettent, du marketing aux RH en passant par la comptabilité. Ce qui participe à l’homogénéisation des pratiques ainsi qu’au bien-être et à la motivation des équipes de collaborateurs, plus autonomes et au potentiel libéré.

Faciliter les interactions

De par leur organisation horizontale, où la hiérarchie laisse la place à la responsabilisation de chacun dans son rôle, avec l’objectif commun de s’adapter rapidement aux besoins changeants du client, ces méthodes misent avant tout leur réussite sur la bonne communication entre les membres de l’équipe. Les interactions et les individus doivent passer avant les processus et les outils, tel est en effet l’un des principes fondamentaux du Manifeste Agile de Scrum, la méthode la plus populaire.

Cette doctrine s’applique plus naturellement lorsque les collaborateurs sont réunis dans un bureau commun, propice aux échanges, et c’est bien dans cette optique qu’elle a été pensée. Néanmoins, le propre des méthodes agiles est de laisser la porte ouverte aux solutions pour pouvoir s’adapter à toutes les situations, y compris quand l’équipe se décentralise en période de télétravail majoritaire. Car c’est à l’agilité de s’adapter aux équipes, et non pas aux équipes de s’adapter à l’agilité.

L’avenir du travail se dessine probablement de manière hybride entre présentiel et distanciel. Le Scrum Master, garant de la bonne application des pratiques agiles et que l’on peut comparer à un « coach agile », doit donc adapter la méthodologie pour continuer à faciliter les interactions et garantir l’efficience de l’équipe. Pas si simple mais pas si compliqué non plus.

La distance du télétravail complique les interactions

L’open space, régulièrement décrié lorsqu’il est un prétexte à une supervision hiérarchique excessive, fait figure de meilleur ami des méthodes agiles, conçues pour favoriser les échanges au sein des équipes. Ce cadre méthodologique se nourrit des interactions entre individus grâce à la mise en place de rituels bien connus des adeptes, tels que les « Daily Meetings », les « Scrum Poker » ou les rétrospectives de fin de Sprint (phase de développement de 2 à 4 semaines).

La distance brise toutefois la spontanéité et l’émulsion créées par cette nomenclature, car même si les applications de visioconférence sont bien pratiques (quand elles fonctionnent correctement), elles rendent les individus plus passifs, où chacun attend de pouvoir prendre la parole ou choisit de se placer en retrait. La communication non verbale (visage, gestuelle) est par ailleurs plus difficile à interpréter, d’autant plus lorsque les caméras sont désactivées, ce qui fait perdre en sincérité et en qualité d’échange. Une véritable problématique pour la réussite de la méthode.

Le télétravail a bien sûr des vertus salutaires et la plupart des collaborateurs se déclarent plus productifs dans cette situation. Du moins individuellement, car on sait que c’est pour le travail collaboratif que le bât blesse. La distanciation nuit à la fluidité des échanges et peuvent donc fortement influer sur la capacité de l’équipe à réagir face aux obstacles inhérents à toute conduite de projet. Le sentiment d’isolement des individus peut quant à lui avoir des conséquences sur leur bien-être, qui se répercute forcément sur la synergie de l’équipe.

Les enjeux du Scrum Master va donc être de parvenir à maintenir en distanciel un niveau de productivité et de qualité des livrables équivalent à celui en présentiel, tout en consolidant la cohésion et l’harmonie de l’équipe.

La communication demeure au centre de la méthode

Maintenir un haut niveau de communication est essentiel pour s’assurer de la satisfaction et du moral des membres de l’équipe, conserver un climat de confiance et une positivité à toute épreuve. Ce qui demeure la clé de réussite du projet. Il faut donc saisir les opportunités de discussion individuelle et confidentielle avec chacun des collaborateurs, propices à l’échange et à la libération de la parole. Un exercice crucial pour faire face à l’isolement et au découragement, et donc détecter les signaux qui pourraient nuire au développement du projet.

Puisque les séances de visioconférence par Zoom, Teams, Meet et les autres, sont devenues le moyen privilégié des discussions à distance, il s’agit de le faire bien, en commençant par activer les caméras systématiquement. Plus les réunions en visio s’accumulent, plus la tentation de rester caché augmente, mais le contact visuel demeure pourtant primordial pour une qualité d’échange déjà suffisamment diminuée. Et que ceux qui ne se sentent pas à l’aise avec leur intérieur n’hésitent pas à utiliser les fonds visuels proposés par les applications pour un environnement plus neutre.

Par ailleurs, l’utilisation d’outils collaboratifs est particulièrement conseillée pour partager l’information et multiplier les interactions dans l’équipe, en complément du dialogue de vive voix.

S’approprier et cultiver les méthodes agiles malgré la distance

Le fonctionnement optimal des méthodes agiles reposant sur la qualité des interactions au sein de l’équipe, il convient de les maintenir et de les adapter à la situation. Hors de question de se passer des rapides « Daily Meetings » chaque matin, et de manière générale des rituels instaurés auparavant, qu’il faut savoir conserver avec une cadence appropriée, comme le « mur d’humeur » où chacun décrit son humeur du jour sur un tableau blanc collaboratif.

Les « Planning Poker » indispensables avant la phase de « Sprint Planning » peuvent et doivent également se pratiquer en ligne s’il n’y a pas d’autres solutions, tout comme les rétrospectives de fin de Sprint, en redoublant d’efforts pour encourager la participation de chacun.

Dans le cas délicat d’un projet qui démarre directement en ligne avec une équipe constituée qui ne se connait pas ou peu, il est pertinent d’organiser des serious games en ligne pour briser la glace. On peut citer l’« Agile Advocacy » qui permet de confronter les points de vue et de se questionner sur les méthodes agiles ou encore l’« Agile Burger Quiz » qui saura détendre l’atmosphère en s’inspirant du jeu télévisé.

Autant d’occasions pour le Scrum Master d’encourager le maximum d’interactions au cours de ces ateliers et de jouer le rôle d’animateur prompte à mettre en valeur chaque participant.

Ne jamais négliger les KPI et feedbacks

Mesurer la portée et la réussite des actions menées reste le dernier pilier fondamental des méthodes agiles. Même avec une équipe à distance, chacun doit pouvoir accéder aux traditionnels indicateurs quantitatifs (KPI) sur les objectifs atteints tels que le « Burndown Chart » qui permet de constater les tâches complétées quotidiennement et ainsi mesurer la vélocité de l’équipe en temps réel. Une auto-évaluation de la bonne cadence de travail par l’équipe qui est essentiel pour détecter les points bloquants d’un projet.

La culture du feedback est elle aussi centrale dans la réussite des méthodes agiles, qu’il s’agisse des retours des collaborateurs qui aideront à maintenir une bonne motivation, mais aussi ceux des utilisateurs, parties prenantes et clients. La mise en place d’un système NPS (« Net Promoter Score ») permettra ainsi d’obtenir des notes de satisfaction et donc de s’assurer de la qualité des livrables, la distance n’ayant heureusement que peu d’influence sur cet indicateur.

Mettre en œuvre les méthodes agiles à l’heure du télétravail présente donc de nombreux défis mais aussi de réelles opportunités ouvrant la voie à une évolution des pratiques. Ce sont elles qui dessineront la gestion agile des projets de demain, pour des environnements toujours plus fluides, libres et porteurs de sens.

A propos de l'auteur : Kévin Abittan est coach Agile chez Umanis.

Depuis 2018, la moitiée des entreprises a été victime de fraude

Antoine Balduino — Thu, 05 Nov 2020 17:45:00 +0100

PwC France et Maghreb dévoile la 10^ème édition de l’étude « Global Economic Crime and Fraud Survey », spécifique à la fraude et à la criminalité économique, dont un focus dédié au marché français. Cette étude dresse un panorama des principales menaces et du coût associé à la fraude, ainsi que des mesures que les entreprises doivent mettre en place pour éviter des incidents ou mieux les gérer en cas de survenance. Bien que les experts ne disposent pas encore du recul nécessaire pour en mesurer précisément l’incidence, la crise sanitaire constitue un facteur aggravant quelles que soient les typologies de fraude concernées.

Le coût de la criminalité économique atteint un niveau record

Les taux de fraude et de criminalité économique atteignent une fois de plus des niveaux records : au cours des 24 derniers mois, 53% des entreprises françaises interrogées ont été victimes d’au moins un incident de fraude (contre 47% au niveau mondial). Les pertes subies par les entreprises françaises sur cette période s’élèvent à 1,4 milliard de dollars (contre 42 milliards au niveau mondial). Les experts PwC observent qu’en France, les fraudes les plus courantes sont la cybercriminalité (33%), le détournement d’actifs (29%) et la fraude comptable (29%).

En France, l’étude relève que le fraudeur demeure majoritairement une personne extérieure à l’entreprise (52% contre 39% au niveau mondial), en partie due à l’importance du phénomène de « la délinquance astucieuse », revêtant plus communément les qualificatifs de « fraude au Président » ou de « fraude aux changements de coordonnées bancaires ». Selon Jean-Louis Di Giovanni, Associé au sein du département Litiges et investigations chez PwC France et Maghreb : « Depuis quelques années, on constate l’émergence de nouvelles typologies de fraudes comme la cybercriminalité ou la délinquance astucieuse, et cela se vérifie d’autant plus sur le marché français. En dépit du renforcement des contrôles et des actions de sensibilisation sur le thème de la délinquance astucieuse, les entreprises sont encore trop souvent victimes de cette typologie de fraude et la période actuelle n’a fait qu’exacerber les vulnérabilités des entreprises face à ce risque ! »

Le confinement et la généralisation du travail à distance liés à la crise Covid-19 ont rendu les entreprises plus vulnérables aux risques de fraude, externes dans un premier temps, avec le développement d’actes de délinquance astucieuse gravitant autour de l’achat de masques. Puis, les fraudeurs internes ont également élaboré de nouveaux schémas frauduleux qui, au regard des contrôles dégradés mis en œuvre à distance au cours de cette période, n’ont pas fini de créer des perturbations au sein des entreprises.

Prévention et détection, les entreprises doivent agir efficacement

L’étude souligne l’importance de la prévention et met en avant les atouts liés à l’investissement dans des compétences et des technologies adéquates. Les contrôles internes restent à l’heure actuelle le premier moyen d’identification des fraudes (60% au niveau mondial et 62% en France). Près de la moitié des entreprises lutte contre la criminalité économique en déployant des contrôles et en renforçant ceux en place, et, tant au niveau mondial que français, environ 40% des entreprises prévoient une augmentation du budget lié à la lutte contre la fraude lors des 24 prochains mois.

«Notre étude a révélé un lien évident entre les investissements consentis pour prévenir la fraude et la réduction des coûts en cas d'incident. Le fait de bénéficier d’un dispositif de lutte contre la fraude n’est pas, en soi, une assurance tous risques mais on constate que les entreprises disposant d’un programme de prévention dépensent, quand la fraude survient, environ 42% de moins en termes de traitement et 17% de moins en matière de remédiation », explique Jean-Louis Di Giovanni. Par ailleurs, près de 80% des entreprises françaises vont maintenir ou augmenter leur budget technologique dédié à la lutte contre la fraude au cours des 24 prochains mois.

La technologie prend en effet une part prépondérante dans la capacité des entreprises à détecter la fraude. Les experts observent ainsi que 38% des entreprises françaises disposent déjà de technologies reposant sur l’intelligence artificielle pour détecter des cas de fraude et que la même proportion d’entreprises a pour projet de mettre en place de tels dispositifs dans les mois à venir.

«Voir l’intelligence artificielle au cœur des stratégies de lutte contre la fraude des entreprises françaises est logique dans un pays où le développement de cette technologie fait partie des priorités nationales. Il n’en demeure pas moins que l’intelligence artificielle ne sera pertinente que si elle est correctement alimentée par l’intelligence humaine », analyse Jean-Louis Di Giovanni.

Comprendre les cas de fraude subis pour mieux se relever

La fraude est encore une menace trop sous-estimée par les entreprises. En effet, pour les entreprises françaises ayant subi un incident significatif, seules 39% d'entre elles ont mené une investigation après l’événement (contre 56% au niveau mondial) et seulement un tiers d’entre-elles a remonté cette information au conseil d'administration. Pourtant, au niveau mondial, 71% des entreprises ayant mis en œuvre une investigation ont déclaré être mieux armées pour lutter contre la fraude, les travaux d’investigation leur ayant permis de comprendre les causes de l’incident et de renforcer en conséquence leurs procédures et leur dispositif anti-fraude.